למה חשוב ליצור "סיסטם" בעסק שלכם ואיך זה יכול לשרת אתכם?
סיסטם זה לא רק להייטקס. התמונה: מאתר "מאקו"
אנחנו רגילים לחשוב שתהליכי עבודה ומנגנונים הם נושאים ששמורים לחברות גדולות, אבל גם עסק קטן אפילו עסק של אדם אחד - צריך אותו:
למה הכוונה? כדי להפוך את זה לפחות מאיים, תהפכו את המילה "סיסטם" ל - "סדר": תהליכים עבודה מאורגנים, שמאפשרים לכם לקבל תמונה מלאה על המצב ולהסיק מסקנות מושכלות תוך כדי תנועה. במילים אחרות - לדעת מה אתם צריכים לעשות במצבים שונים, כדי לקבל שליטה על ניהול העסק שלכם. הרבה פחות מאיים, נכון?
הנה 4 דברים שתהליכים סדורים יכולים לתרום לעסק שלכם:
1. ודאות:
תהליכי עבודה קבועים בהכרח יתנו לכם תמונת מצב טובה יותר על מה שנעשה בעסק ועל העתיד, כאשר כל מה שאתם צריכים כדי לנהל את העסק שלכם טוב יותר - מונח בפניכם. אתם רק צריכים לאסוף את המידע הזה.
בואו ניקח דוגמה מהתחום הכספי: סיסטם לעסק שמסדיר את הדרך ואת המועדים שבהם הלקוחות משלמים לכם, יכול לעזור לכם לקבל תמונה כספית עבור מספר חודשים קדימה ובכך לקבל ודאות פיננסית - זאת לעומת מצב שבו הגביה נעשית "תוך כדי תנועה", וכתוצאה - לקוחות לא משלמים במועד, ואתם לא יודעים מתי תקבלו את התשלום - מה שפוגע בהכרח ביכולת התכנון שלכם קדימה.
2. שליטה על התוצאות
בדומה, תהליכי עבודה שמבוצעים באופן עקבי יכולים לשפר את היכולת שלכם לנהל את העסק, לא לפי מה שנראה "דחוף" - אלא גם בראית על. אם תרצו - לצאת מהכובע של איש-המקצוע המעולה שאתם, ולהסתכל על זה כמנכ"ל העסק. כך, תוכלי להסיק מסקנות ולפעול בצורה מבוססת ומושכלת.
למשל, סיסטם בעסק שמאפשר לכם לגב תמונת מצב על ההכנסות הצפויות מלקוחות בחודשים הקרובים יכולה לתת לכם ודאות פיננסית, ודרכה אתם כולים להסיק את המסקנות הנדרשות: האם הההכנסה הקרובה מספיקה לי, האם עלי לתת מאמצים נוספים כדי למכור יותר - או האם זה זמן טוב להגדיל את החיסכון החודשי לקראת הטיסה לחו"ל או הרכישה הבאה לעסק?
3. היכולת למדוד את עצמכם תוך כדי תנועה
איך מודדים הצלחה? זו שאלה גדולה ועבורה צריך פוסט נפרד, אבל הצלחה נמדדת לא רק בסוף התהליך אלא גם תוך כדי. פירוק של החזון ומשימות העל לכם למשימות קטנות ולמדדי ביצוע (כלומר - סיסטם!) תאפשר לכם לבדוק את הדופק בפרקי זמן קצרים ולתקן טעויות תוך כדי תנועה. היא גם תאפשר לכם להתאים את עצמכם בקלות אם תגלו שהנחות היסוד שלכם לא היו מדוייקות (למשל: קמפיין שיווקי שלא עבד, לא מספיק מכירות, עלויות הייצור גבוהות משתכננתם).
4. סיסטם לעסק יעזור לייעל את הזמן שלכם:
תהליך עבודה מתוכנן חוסך זמן, נקודה. הרעיון של לאגד משימות דומות ולהסתכל עליהן כמקשה אחת הוא רעיון שנחשפתי אליו לראשונה בספר "4 שעות עבודה בשבוע" של טים פאריס (יש כאן פוסט על הספר, מוזמנים לגלול וחפש אותו), אבל מעבר לזה - זה מאפשר לכם להשתחרר מהצורך המייאש של להשקיע זמן ומשאבים על כל שריפה נקודתית. הסיבה לכך היא שהנושאים החשובים ביותר בעסק שלכם מקבלים מראש את הזמן המיועד להם, יכולת המדידה מאפשרת לכם למנוע ולאתר תקלות מראש ולטפל בהן מבעוד מועד.
אז איך בונים סיסטם בעסק שלכם? הנה כמה דברים שחשוב לדעת:
1. מבינים מה הם תהליכי העבודה המרכזיים בעסק שלכם: לכל עסק יש את תהליכי העבודה שלו בפן המקצועי (כלומר, מה סוג השירות או המוצר שאתם נותנים מחייב) וגם בפן הניהולי (כלומר, ניהול הכספים, השיווק והמכירות, התפעול וכו'). כל אחד מהם ידרוש, כנראה, תשומת לב מיוחדת והגדרת תהליך עבודה עבורו.
2. מבינים מה המידע שאתם רוצים לדעת ומשרת אתכם הכי טוב: אחד ה"חטאים" שפגשתי בחברות גדולות היה בניית תהליכי עבודה ונהלים שכוללים עודף מידע ופעולות, מה שהפך אותם למסואבים. בעסק קטן, החשש הוא שתהליך מפורט יתר על המידע יהיה לא ריאלי ולא ישים. לכן - הבינו קודם כל מה המידע שאתם באמת צריכים ומה משרת את הצמיחה שלכם. לכל השאר, תוכלו לגשת כ"אקסטרא", אחרי שהסיסטם בעסק שלכם כבר יעבוד.
3. לא צריך מערכות מסובכות, לא צריך אפילו אקסל! אפשר לבנות סיסטם גם עם מחברת ועט. הפכו לעצמכם את תהליכי העבודה לדבר פשוט שקל לגשת אליו ולבצע אותו - זה יבטיח לכם שתוכלו להתמיד בו, וכתוצאה - לשפר את השליטה שלכם על ניהול העסק.
4. אל תעשו קופי פייסט: כמו שהעסק שלכם הוא ייחודי - כך גם הסיסטם שלכם צריך להיות ייחודי, ולהתאים לכם ולצרכים שלכם. אל תתפתו לבנות תהליכי עבודה שגדולים עליכם בכמה מידות - אלו יכולים להיות לא ישימים, לגזול יותר זמן ולא לשרת את המטרה.
מרגישים שאתם צריכים יעוץ מקצועי כדי לבנות סיסטם לעסק שלכם? אתם מוזמנים ליצור איתי קשר, ואשמח לסייע לכם!
אולי יעניין אתכם גם: איך לוודא שתעמדו ביעדים העסקיים שלכם? האם אתם מכירים את השורה התחתונה של העסק שלכם? איך לייצר הזדמנויות עסקיות?