איך לתכנן שבוע מתוקתק שבו השליטה על הזמן נמצאת בידיים שלכם:
מכירים את התחושה הזאת כשנגמר סוף השבוע, שמתחילה לעקצץ בגוף? את הלחץ שמתגנב למול כל המשימות שלקחו הפסקה בסופ”ש, ועכשיו עומדות לחזור ובגדול?
זה מדהים עד כמה תכנון נכון מראש של הזמן יכול למקד את האנרגיה שלנו במשימות החשובות ולהספיק הרבה יותר.
הנה כמה טריקים לתכנון שבועי מדוייק שעוזרים לי להימנע ממלכודות ה”דחוף” ולתכנן לו”ז שבועי שנותן לי שקט - ומקסימום יעילות. אה - והוא גם מאפשר לי לשמור חלונות זמן להשלמות, בלת”מים וגם לזמן אישי:
1. אני סוגרת את הלו”ז שלי לשבוע הבא כבר במהלך השבוע הנוכחי
לקראת רביעי וחמישי אני משנה גישה לפרואקטיביות ופונה לכל מי שאני אמורה לפגוש אותו בשבוע הקרוב, כדי לסגור פגישות ביומן בזמנים שנוחים גם לי (מוקדם יותר = פנוי יותר, גם עבור הצד השני, וככה פגישות יכולות להתקיים בזמנים שנוחים לשנינו ולא להידחק למשבצות זמן מאולצות).
חוץ מזה, אני משבצת ביומן לשבוע הבא את זמן הסידורים, העניינים האישיים והאימונים.
ככה אני משיגה בהירות מקסימלית לקראת תחילת השבוע.
2. מיקום לפגישות - תמיד נקבע מראש, ולא נשאר לרגע האחרון
מכירים את “נקבע כבר איפה”? אז פחות. כשאני קובעת פגישה, אני אני דואגת מראש לסגור את הכל עד לפרט האחרון. זה מאפשר לי לעשות מראש סידורים (כמו לסגור משרד או מקום בבית הקפה לפגישה).
לקביעת המיקום יש יתרון חשוב נוסף - הוא מאפשר לי לאגד מראש סידורים שנמצאים באותו אזור גיאורפי. ולמקסם את הזמן שלי מחוץ לבית.
3. אני מקדישה כחצי יום ל”שריפות”:
כלומר, חצי יום שאני משאירה פנוי לחוסר פרודקטיביות ולהשלמות ספונטיניות של משימות (כי סדר זה חשוב, אבל ספונטניות לא פחות חשובה!). למשל, יום שאני יודעת שכולל נסיעות וכנראה אחזור ממנו עייפה - זה יום שאין מה לדחוס בו משימות מיותרות שכנראה לא תהיה לי האנרגיה לבצע.
במקום זה, אני משאירה את הזמן למנוחה, ואם בכל זאת אני מרגישה שבא לי, אני פותחת מחשב / עושה כמה טלפונים / מסיימת את המשימות שלי (או לחלופין, נמרחת על הספה בלי רגשות אשם)
4. אני משבצת את המשימות הכבדות לתחילת השבוע:
זה עוזר לי לפנות מהראש ומהלב את הדברים שמכבידים עלי, כשאני במקסימום אנרגיה. טריק מוכר וידוע שתמיד עובד.
אבל זה לא רק עניין של מוטיבציה: לפעמים אנחנו לא מעריכים נכון את משך הזמן שאנחנו צריכים עבור משימות כבדות, ושיבוץ שלהן בתחילת השבוע מאפשר להמשיך אותן בימים הבאים, מבלי לשרוף את כל השבוע על עבודה.
5. ואיך אני מתמודדת עם שינויים?
פשוט מתמודדת! אני מנסה לצפות אותם כמה שיותר מראש כדי לתקן את הלו”ז שלי אם צריך, אבל גם אם הם נוחתים עלי בהפתעה אני מקבלת אותם כחלק מהשגרה.
אהבתם?
מוזמנים להאזין לפרק הזה בפודקאסט "פגישת עסקים" שבו דיברנו על ההבדל בין יעילות ואפקטיביות
(לחצו להאזנה ישירה בספוטיפיי)