יש דברים שתוקעים אותנו. מכירים את זה?
אם הייתם מבקשת מכם לספר על תחום אחד בעסק שלכם שמרגיש לכם כבליינד-ספוט, ושאילו הייתה לכם יותר שליטה בו – הייתם מרגישים בטוחים יותר: בטוחים לתכנן תכניות ולהוציא אותן לפועל, בטוחים שיש לכם נתונם מדויקים, בטוחים שאתם יודעים לנווט את העסק שלכם קדימה?
עד כמה זה היה משפר את היכולת שלכם למדוד את ההצלחה שלכם על סמך נתוני אמת, ועד כמה זה היה מציב אתכם בכל רגע נתון בוודאות מקסימלית?
האם זה היה מקל עליכם? האם זה היה מפנה אתכם להתמקד בצמיחה שלכם ובלקוחות שלכם? מאפשר לכם לקבל החלטות טובות יותר? האם זה היה הופך את העסק שלכם לרווחי יותר?
הבליינד-ספוטס האלה, האזורים שמרגישים לנו שחורים, לא מוארים, לא ברורים - הם ממש כמו הפקק באמבטיה: אם רק היינו פותחים אותו, הכל היה זורם בכיף J
אז איפה הבעיה?
שהרבה פעמים אנחנו כל כך שקועים בבלאגן, ואפילו לא יודעים מאיפה להתחיל לסדר אותו. נראה שכל רעיון כרוך בכל כך הרבה אנרגיה ומשאבים, וגם כשאנחנו כבר כן מוצאים את מידת החשק המינימלית – היא לרוב יורדת רק בגלל המחשבה על כמות ההשקעה הדרושה.
אז יכול להיות שנפנה לקצת עבודה מחקר: נלך ונקרא איזה מערכות נותנות פתרון (אבל מצד שני, זה יקר ולא בטוח שיעבוד), או איך המומחים מציעים לעשות את זה לבד (אבל זה דורש שלושה ימים של הוצאת נתונים, למי יש זמן לעבודה שחורה??), וגם אם כבר נשקיע אותם – מי לעזאזל ישב לתחזק את זה אחר כך?? בטח שלא אתם! אולי עובד שתשכרו במיוחד?... אוך. כמה מחשבות מטרידות. כמה לופים על גבי לופים, וזה לא פלא שהכי נוח כרגע זה פשוט... להתעלם :-)
ואז אנחנו נשאבים בחזרה למציאות.
משאירים את הדברים כמו שהם.
נותנים לדאגה הקטנה הזאת להמשיך לחלחל, עד ליום שבו לא תהיה ברירה.
והתוצאה? חוסר בטחון לקראת הצפוי לקרות, תחושה של חוסר שליטה וודאות שתוקעים אתכם מלהתעסק בצמיחה, פגיעה אפשרית בביצועים של העסק שלכם ו...(עוד) דאגה שלא נותנת לכם מנוח בלילה.
אז זה בדיוק היה הסיפור של ע':
בעל עסק שמצליח ומשגשג. יש לו חברה שקיימת כשלוש שנים והוא יזם מהנשמה. הוא מסוג האנשים שיודעים להוציא לפועל כל דבר שרק ירצו, לעשות דברים בגדול, ולהשיג תוצאות שיא.
אבל יש רק בעיה קטנה: הוא מרגיש שבכל מה שקשור להתנהלות הכספית שלו, הוא ממש לא בשליטה. כלומר, הוא יודע בערך מה קורה, יודע שמצבו בסדר – אבל עדין, תמיד יש לו את התחושה שבכל רגע עשויה לבוא הוצאה גדולה שהוא לא נערך אליה, והוא תמיד מרגיש שחשבון הבנק האישי שלו לא משקף את ההצלחה העסקית שלו. כלומר, הוא יודע שהוא מכניס לא מעט כסף בעסק – אבל הוא לא מרגיש את זה בחשבון הבנק.
נשמע מוכר?
אז דרך הסיפור של ע', ננסה להבין: מה הטעויות הנפוצות בבניית תהליך עבודה – ואיך אפשר לתקן אותן.
א. טעות נפוצה 1: להניח שזה יפתר מעצמו
למרבה הצער, השיטה שעובדת עם כאבי ראש מזדמנים או תקלות בשלט של הטלוויזיה, לא ממש תעבוד כשמדובר בעסק שלכם :)
זה בהחלט היה יכול להיות אדיר אם היינו הולכים לישון בלילה אחד כשאנחנו לא יודעים איך יראה חשבון הבנק שלנו, ונתעורר למחרת עם דוח אקסל מפורט שנותן לנו תמונה מעודכנת לחצי השנה הקרובה.
אז מה כן? להבין שיש לנו צורך: יש תהליך שתוקע אותנו, שלא מאפשר לנו להתנהל כמו שצריך ושכדאי לפתור את הבעיה הזאת כל עוד היא קטנה. האלטרנטיבה הפחות נעימה, היא לתת למצב להחמיר, ולהתמודד איתו רק כשזה יהיה מאוחר מידי ויהפוך להיות "שריפה" שצריך לכבות, מה שעלול לפגוע בעסק שלכם משמעותית. ובאופן כללי – זה פחות כיף.
ב. להבין מה הצרכים שלכם, באמת
בוודאי שאנחנו רוצים את הטוב ביותר: את התהליך המושלם שיתן לנו תמונת מצב בכל רגע נתון. אבל יכול להיות שאנחנו מגזימים? חשוב להבין מה העסק שלכם באמת צריך, מה ריאלי לביצוע בזמן ובמשאבים סבירים.
הדבר החשוב ביותר הוא להבין מה הנתונים שבאמת מעניינים אתכם. אולי לא צריך את כל הדאשבורדים, אלא רק את השורה התחתונה? מה יתן לכם את הוודאות להמשיך קדימה במינימום פעולות? בנושא הכספים, הבנו בחשיבה משותפת שמה שאנחנו צריכים היא תמונת מצב עדכני ויומית של התזרים של העסק, עם הערכה לשלושת החודשים הקרובים בכל רגע נתון.
גם במקרה של ע', הבנו שהויז'ן של המצב האוטופי לא באמת ריאלי, ושבעצם הוא צריך רק כמה נתונים מסויימים כדי לקבל את השקט שלו. כל שאר הרצונות והדאשבורדים, והדברים שנראים מגניבים ומאוד מאוד פרקטיים (וגם מפחידים!) – נשארו בנתיים בצד.
ג. להבין מה היכולות שלכם
אין לכם שעתיים בשבוע לעדכן דו"ח?
לא מעוניינים לעבוד עם מערכות חיצוניות שדורשות עבודה טכנית?
המפתח יהיה למצוא את הפתרון שהכי מתאים למה שאתם מסוגלים, יודעים ורוצים לעשות.
אחד הדברים הכי חשובים בתהליך הזה הוא למצוא את מה שעובד לכם. ליצור תהליך עבודה נעים וידידותי, שגם יתן לכם רק את מה שאתם צריכים לדעת, וגם יאפשר לכם לעשות את זה בכיף ובמינימום תחזוקה. במקרה של ע', הפכנו את זה לרוטינה דו שבועית קצרצרה שהוא אשכרה עושה תוך כדי הקפה של הבוקר.
ד. לצאת לדרך ולשפר תוך כדי תנועה
ברגע שתהליך העבודה שלכם מוכן והופך להיות חלק מהשגרה שלכם, ברגע שהנתונים כבר לא מפחידים וברגע שקיבלתם את הוודאות אתם צריכים – זה הזמן להתחיל טאצ'-אפים.
האם יש עוד נתון שתרצו לדעת, האם יש שדרוג לנתונים שבא לכם לעשות? ברגע שהתהליך הבסיסי שלכם כבר עומד ושאתם מתורגלים בו – תופתעו לדעת כמה קל ופשוט לבצע את השינויים הקטנים האלו.
אז במקרה של ע', זו הדרך שבה סיימנו את החלק הראשון בתהליך:
לסיכום: בליינד ספוטס שאינם מטופלים, ככל הנראה לא יפתרו מעצמם אלא להפך: יגבילו את היכולת שלכם לנהל את העסק בצורה אפקטיבית וטובה. לכן, אם אתם מזהים מקומות שתוקעים אתכם - חשוב לתת להם את תשומת הלב ולהגדיר את המנגנון הנכון והמתאים לכם.
אולי יעניין אתכם גם:
מקליניקת הטיפולים אל המטוס
רוצים לשמוע הצעה מיוחדת על יעוץ עסקי שמתאים בדיוק לצרכים שלכם? צרו איתי קשר