מי מאיתנו שמנהל עסק בעלמות הטיפול והיעוץ בוודאי מכיר את הסיטואציה הבאה: איך לחלק את הזמן בין המפגשים עם המטופלים, לבין הזמן שדרוש כדי לנהל את העסק?
ככל שמדובר בטיפול ויעוץ, הזמן מול המטופלים או הלקוחות לא מסתיים רק בדקות הפגישה: הוא יכול לכלול זמן הכנה לקראתה, וזמן לסיכום ולעיבוד, והרבה פעמים גם נדרשת הפסקה לכיונון מחדש בין המטופלים.
זה עוד לפני שדיברנו על מטפלים שמעניקים את השירות שלהם בבית הלקוח / בבית העסק, והפעילות שלהם כרוכה בזמן נסיעות.
ומתי מספיקים לנהל את העסק שלנו בתוך כל זה? לא פלא שניהול לא יעיל של הזמן מול המטופלים יכול להביא למצב שבו זמן רב שהיה יכול להיות מיועד לעבודה – פשוט מתבזבז.
אז איך לחלק את הזמן בין הקליניקה לבין ניהול העסק שלנו?
הנה שלושה טיפים שאספתי מהעבודה שלי עם מטפלים ויועצים:
התייעלות ורווחיות:
אם העבודה שלכם כוללת ביקורים בבית הלקוח או מחוץ לקליניקה וודאו שאתם רווחיים גם עבור "הזמן המת". היערכות ובעיקר זמן נסיעות מפגישה לפגישה הם מלכודות שעשויות לגרום לכם לאבד זמן רב ולכן כדאי לוודא שאתם לא הפסדיים על הזמן הזה.
יתכן שתרצו להגדיר את השירות הספציפי בבית הלקוח כשירות פרימיום שלכם, ולתמחר אותו בהתאם. חשוב מדי תקופה, לערוך בדיקה של הרווחיות שלכם ולוודא שאתם לוקחים בחשבון בתמחור שלכם גם את פרקי הזמן האלו. במידה ותמצאו שאתם לא רווחיים, זה הזמן לבדוק אופציות: למשל, לערוך את הלו"ז השבועי שלכם כך שיתמקד באזורים גיאוגרפים ספציפיים או בשעות יחסית פנויות, לשקול לעבור לודל היברידי שבו חלק מהטיפולים מבוצעים פרונטאלית וחלקם וירטואלית, או אפילו העלאת התעריף השעתי לפגישות שאינן מבוצעות בקליניקה שלכם.
לא להזניח את מה שקריטי
לסיים יום בדרכים יכול להיות מתיש. וגם לבצע שיחות מכירה עם לידים חדשים. אז איך משלבים את שני הדברים ביחד, ומוודאים שמשימה חשובה כמו שיחות מכירה, לא מתפספסות או נדחות באופן שפוגע בנו?
על אף שחשוב להקדיש את כל כולכם ללקוחות קיימים, אל תזניחו את הטיפול באלו הפוטנציאליים.
הקדישו זמן לתהליך המכירה והטיפול בלידים חדשים – שהוא חשוב מאין כמותו. זה מעמד המכירה העיקרי שלכם ומכאן, גם ההזדמנות שלכם להציג את עצמכם במלוא עוזכם. גם אם הלקוח לא ישתמש בשירותים שלכם במעמד הזה, הרושם שתשאירו עליו יכול לשרת אתכם בפעם הבאה שהצורך יעלה אצלו.
לייעל, לייעל, ושוב לייעל
השתמשו בתהליכי עבודה מסודרים כדי לוודא שדברים קורים. מכיוון שהרבה מהדברים אתם כנראה עושים בעצמכם, חשוב לוודא שיש לכם תהליכי עבודה יעילים ושאתם לא פותחים את המעגל בכל פעם מחדש.
הכינו טמפלייטים, נוסחים קבועים ומענה "קל לשליפה" לכל תרחיש שאתם צריכים. נכון, זה דורש השקעה ראשונית חד פעמית כדי לבנות את אותם תהליכים, אבל זה הרבה יותר קל בעתיד ומפנה לכם זמן יקר מאשר לעשות את הדברים בכל פעם מחדש.
הנה כמה דוגמאות להשראה: בנו נוסחים קבועים להצעות מחיר ולהסכם עבודה. צרפו דף מעוצב של המלצות מלקוחות קודמים שתוכלו לשלוח איתו. הכינו נוסחי מייל / וואטסאפ ללקוחות חדשים שמצטרפים, הכוללים, למשל, הכנסה לקראת מה שצפוי להם במסגרת הטיפול והמפגש אתכם. הכינו לינקים / פרטים לתשלום מראש, הכינו נוסחים קבועים לסיכום פגישה שישלחו ללקוח בקלות, ועוד...
אולי יעניין אתכם גם:
מתכננים להעלות מחירים? הנה הדברים שאתם צריכים לבדוק
שהרובוט יקבע אם תתקבלו לעבודה
איך לייצר הזדמנויות עסקיות?